Erfaringer med strømming fra en hybrid konferanse

‍

Hybride konferanser gir ekstra utfordringer

‍
Konferansen på Union Scene i Drammen var det vi kaller et hybrid arrangement. Det vil si at det både er et fysisk arrangement og en direktesending. Dette byr på mange flere utfordringer enn å strømme noe fra et studio. Her er noen av utfordringene og muligheter du må være klar over:

• Filming og publikum. Når du filmer noen på en scene er det store sjanser for at du får noen fra publikum også. Dette er det ikke alle som liker. Derfor er det lurt å få med i invitasjonen at det kommer til å bli filming som blir offentliggjort. Få dette med i samtykkeerklæringen til invitasjonen. Tenk også på plassering av kameraene slik at du i størst mulig grad ikke filmer publikum. En mulighet er å få kameraet så høyt at publikumshodene ikke synes.
• Lyd. Med publikum blir det mye mer støy i lokalet, derfor er lyd viktig å ha stort fokus på. Les mer om dette nedenfor under utstyr.
• Lys. Med publikum er det ofte mørkt der publikum sitter og lyst på scenen, dette kan gjøre at lysforholdene for filming ikke blir ideelt.
• Pauser. Med en publikumkonferanse er det gjerne en pause eller to. Hvordan skal du holde på online- seerne i pausen? Noen pauseaktiviteter er å gjøre noen intervjuer med publikum om det som allerede er sagt på konferansen, i så fall må du igjen ha skaffet samtykke og funnet noen passende personer å snakke med. Det er også mulig å gjøre noen en til en intervjuer med foredragsholdere eller arrangører, dette må også forberedes.
• Lokasjon. Publikumarrangementer er sjelden i dine egne kontorlokaler der du kjenner forholdene, har utstyr, vet hvor strømuttak osv. Les mer om dette under forberedelser.

Selv om det er mer å holde styr på med hybrid arrangement gir det også mer liv i sendingen. De som følger med på sendingen vil høre reaksjonene til publikum og vil få en opplevelse av stemmingen.

‍

‍

‍

Forberedelser, utstyr og oppsett

‍
En vellykket direktesending skal forberedes nøye. For arrangementet på Union Scene var vi på befaring en uke i forveien for å finne ut alt om strøm, internett, lyd, lys og det fysiske området. Du ønsker ikke noen overraskelser på konferansedagen, da er det vanskelig å gjøre noe med det. På Union Scene var det lydanlegg, lydteknikere, lys, lyseteknikere, wifi og strøm. Det vi fant ut på befaringen var:

• Lyd blir best gjennom en XLR-plugg. For oss var dette problematisk da vi ikke hadde mikser med XLR inngang. Vi måtte løse dette med å overføre lyden med en Røde trådløs mikrofonovergang og inn i video-mikseren. Alternativt kunne vi overført til en recorder med XLR-inngang og fra den videre til USB til PC. Siden det skal strømmes skal både lyd og bilde ende opp i USB til PC som ekstern mikrofon og eksternt kamera. Et problem å være oppmerksom på med forskjellige miksere for lyd og bilde er fare for usynk.
• Video testet vi med et webkamera på befaringen. Bilde med webkameraet ble kornete på grunn av for lite lys og for lang avstand. Dette har med hvor lyssterkt kameraet er og hvor mye optisk zoom vi hadde. Optikken på webkameraet ble for dårlig. Derfor leide vi to Canon Legria HF G50 videokameraer med videomikser. Med disse kameraene kunne vi sette opp et kamera på stativ på galleriet for filming av hele scenen. Det andre hadde vi på stativ bak publikum der vi også hadde mikseren. På den måten kunne vi følge personer på scenen inn-zoomet. Dersom personen beveget seg så mye at det ble vanskelig å følge eller om det kom interessante presentasjoner på lerretet kunne vi med en tast skifte til kameraet på scenen. Videokameraene var koblet til en ATEM Mini Pro videomiksebord som igjen hadde USB-utgang til PC.
• Internett er viktig når sendingen skal strømmes. Vi ble fortalt at det skulle være bra internettilgang, men da jeg tok en speedtest på wifi ble jeg litt urolig, det viste rund 10 mb opp og ned. Heldigvis ble det vesentlig bedre da vi fikk koblet til nettverkskabel. Vi tok derfor med en lang nettverkskabel for å være sikre på at vi fikk stabilt nett.‍

‍

‍

‍

Kameraføring

Med bruk av to kameraer kan du ha et fast kamera som viser hele scenen og et som du styrer manuelt med å følge foredragsholder og zoome ut og inn. Dersom foredragsholder liker å bevege seg mye på scenen må du passe nøye på. Dersom du merker at du ikke rekker å følge med er det bare å skifte kamera til avstandskameraet. Vi brukte også avstandskameraet når det var noe som skulle presenteres. Vi unngikk å zoome ut å inn med det aktive kameraet. Nedenfor kan du se hvordan vi kjørte kameraene.

‍

‍

‍

Programvare

‍
For direktesendingen brukte vi kun SaaS-programvare. SaaS står for Software as a Service og er nettbasert programvare. Programvaren vi brukte var AO Læringsplattform integrert med Vimeo Live Stream. AO Læringsplattform er et LMS (Learning Management System) og et påmeldingssystem. AO ble brukt til å administrere invitasjoner, deltakere og portalen der seerne kunne følge med på sendingen. Vimeo Live Stream ble brukt for å utføre selve strømmingen. Her er litt mer detaljer:

• AO Læringsplattform består av fire hoveddeler: CRM, fakturering, portal og kommunikasjon. Vi brukte AO Læringsplattform til å velge ut hvem som skulle inviteres, utsending av invitasjoner, påmeldinger og min side der deltakerne kunne se sendingen. Denne programvaren er web-basert.

• Vimeo Live Streaming ble brukt til selve sendingen. Denne programvaren er også webbasert og mottar lyd og video gjennom USB-porter og sender strømmingen ut på nettet der tusenvis av seere kan følge med.

‍

‍

‍

Bemanning

‍
Vi var fire personer på stedet og en som satt hjemme og fulgte med på sendingen, tre fra NSF og to fra Already On. I tillegg var det lyd og lyspersonell fra Union Scene til stede. Fire personer for filming og strømming var nok overkill, det hadde greid seg med to personer. En for å styre det ene kamera og miksebord og en for å passe på sendingen fra PC-en. Samtidig har lengden på sendingen noe å si, vår sending varte 3-4 timer. Personen som styrer kamera kan med fordel ha en barkrakk. Det hadde ikke vi så vi ble slitne i bena etter en stund.

‍

‍

‍

Konklusjon

‍
To filmkameraer var ideelt for oss, hadde vi hatt flere kameraer måtte vi har mer fokus på miksebordet. Programvaren fungerte stabilt og gjorde som den skulle. Befaringen var essensiell, uten den ville sendingen ikke gått så bra. Om jeg skulle gjort noe bedre ville det vært å ha kamera nærmere scenen, det hadde gitt klarer bilde, men det hadde muligens forstyrret publikum. Oppsummert så var vi veldig fornøyd med sendingen!

‍